Ce presupun serviciile SSM externalizate? 

Într-un mediu de business dinamic și strict reglementat, respectarea cerințelor de Securitate și Sănătate în Muncă nu este doar o obligație morală, ci o cerință legală imperativă, definită de Legea 319/2006 și normele sale de aplicare.

Pentru majoritatea angajatorilor din România, de la IMM-uri până la corporații mari, a menține în permanență un specialist intern, la curent cu toate modificările legislative și cu experiență pe toate nișele de risc, este adesea o povară administrativă și financiară nejustificată.

Astfel, serviciile SSM externalizate sunt o soluție pragmatică și de succes, care delegă parțial sarcinile tehnice și operaționale către un serviciu extern de prevenire și protecție abilitat, asigurând conformitatea cu cerințele legale în domeniu și protejând astfel angajatorul de riscurile de neconformitate și sancțiunile ITM.

Ce înseamnă externalizarea serviciilor SSM?

Externalizarea serviciilor SSM reprezintă procesul prin care angajatorul, în baza unui contract comercial, deleagă integral sau parțial sarcinile de prevenire și protecție în domeniul securității și sănătății în muncă către un Serviciu Extern de Prevenire și Protecție autorizat.

Practic, în loc să angajeze și să formeze personal intern dedicat exclusiv acestei sarcini – un specialist SSM cu normă întreagă – compania contractează expertiza unei firme SSM care își asumă rolul de consultant și responsabil operațional pentru întregul dosar de SSM. Acest model de outsourcing nu este o simplă achiziție de documente, ci un parteneriat strategic în care firma externă devine extensia departamentului intern, fiind autorizată să desfășoare activitățile prevăzute în Anexa 3 la HG 1425/2006, fără a prelua răspunderea legală a angajatorului..

Diferența esențială dintre gestionarea internă și externalizare se vede cel mai bine în eficiența operațională și calitatea livrabilă.

• Diferența între serviciile SSM interne și cele externalizate
  • SSM Intern (Serviciu Intern de Prevenire și Protecție): Angajatorul desemnează unul sau mai mulți lucrători interni sau înființează un departament distinct. Acest personal trebuie să fie format conform cerințelor legale (cursuri de nivel mediu/superior, după caz), iar angajatorul suportă costurile salariale complete, trainingurile periodice, dotarea cu echipamente de lucru și menținerea actualizată a cunoștințelor pe o arie vastă de legislație.
    
  • SSM Externalizat (Serviciu Extern de Prevenire și Protecție): Angajatorul transferă obligațiile către o firmă specializată SSM care deține deja toată expertiza, personalul autorizat și experiența practică necesară. Costul este sub forma unui abonament lunar sau a unui pachet de servicii, iar angajatorul primește o expertiză de înaltă calitate, fără a fi nevoit să angajeze sau să administreze un departament intern de SSM.
    
  • Exemple de activități delegate firmei externe
  • Realizarea evaluării riscurilor pentru toate posturile de lucru și locurile de muncă.
  • Întocmirea și actualizarea permanentă a documentației SSM (fișele de post, instrucțiunile proprii de securitate, planul de prevenire și protecție, deciziile interne).
  • Organizarea, planificarea și desfășurarea sesiunilor de instruire SSM (instruire introductiv-generală, instruire la locul de muncă și instruire periodică).
  • Monitorizarea stării de sănătate a lucrătorilor, inclusiv relația cu Medicina Muncii.
  • Acordarea de asistență și reprezentare la controale ITM.
  • Cercetarea evenimentelor, accidentelor de muncă și bolilor profesionale.
    
• Tipuri de firme care preferă outsourcing
  • IMM-urile (Întreprinderile Mici și Mijlocii): Pentru care costul angajării unui specialist intern este disproporționat față de nevoile reale.
  • Firmele cu risc mediu și mic: Domenii precum IT, servicii, comerț, unde complexitatea nu justifică un departament intern, dar cerința de conformitate este la fel de strictă.
  • Firmele mari și multinaționale: Aici, outsourcing-ul SSM este ales pentru a suplimenta expertiza internă sau pentru a gestiona operațiunile din locațiile secundare, asigurând o expertiză uniformă și conformă la nivel național.
    

Ce responsabilități legale are un Serviciu Extern de Prevenire și Protecție

Conform legislației românești, un Serviciu Extern de Prevenire și Protecție nu este doar un furnizor de servicii, ci un partener autorizat să desfășoare, în baza contractului, un set clar de activități prevăzute în HG 1425/2006, menținând însă responsabilitatea finală la angajator.

Misiunea firmei SSM este de a prelua sarcina operațională, asigurând că angajatorul respectă prevederile Legii 319/2006, evitând astfel sancțiunile și, cel mai important, protejând viața și sănătatea lucrătorilor. Atribuțiile esențiale sunt enumerate detaliat în HG 1425/2006, iar respectarea lor strictă reprezintă baza unui serviciu extern de prevenire și protecție de calitate.

• Evaluarea riscurilor
  • Aceasta este piatra de temelie a oricărui sistem SSM. Firma SSM trebuie să identifice toți factorii de risc de accidentare și îmbolnăvire profesională pentru fiecare loc de muncă și să determine nivelul de risc asociat.
  • Pe baza acestei evaluări, se stabilesc măsurile concrete de prevenire și protecție necesare, care apoi sunt transpuse în Planul de Prevenire și Protecție.
  • Evaluarea riscurilor trebuie revizuită cel puțin o dată pe an sau ori de câte ori intervin schimbări semnificative (tehnologice, organizatorice etc).
    
• Instruirea inițială și periodică
  • Firma externă elaborează materialele de instruire SSM (tematici, planuri, fișe) și, de cele mai multe ori, organizează și desfășoară efectiv instruirea introductiv-generală pentru noii angajați și instruirea periodică pentru toți lucrătorii.
  • Aceste instruiri trebuie să fie adaptate riscurilor specifice identificate prin evaluarea riscurilor și documentate cu fișe de instruire, conform cerințelor legale.
• Întocmirea planului de prevenire și protecție
  • Pornind de la evaluarea riscurilor, firma SSM elaborează Planul de Prevenire și Protecție, care este lista detaliată a măsurilor tehnice, organizatorice, igienico-sanitare și de altă natură necesare pentru eliminarea sau reducerea riscurilor identificate.
  • Acest plan este documentul de bază pe care angajatorul se angajează să-l implementeze.
    
• Completarea și actualizarea dosarului SSM
  • Una dintre cele mai consumatoare de timp activități este menținerea la zi a întregii documentații SSM. Firma externă întocmește și actualizează: deciziile interne ale angajatorului, instrucțiunile proprii de securitate pentru fiecare post, registrul de evidență a zonelor cu risc, evidența echipamentelor de muncă, evidența instruirii SSM și planificarea controlului intern.
  • Un dosar SSM complet și coerent este prima linie de apărare la orice control ITM.
    
• Suport la controale ITM
  • Firma SSM asistă angajatorul pe toată durata unui control al Inspecției Muncii (ITM), punând la dispoziție documentația SSM actualizată, răspunzând la întrebările inspectorilor și oferind suport tehnic de specialitate pentru clarificarea oricăror aspecte legislative sau tehnice.
    

Care sunt avantajele externalizării serviciilor SSM pentru angajator?

Decizia de a apela la o firmă specializată SSM pentru outsourcing-ul serviciilor de prevenire și protecție nu este doar o opțiune administrativă, ci o mișcare strategică ce aduce beneficii clare, măsurabile, care depășesc simpla conformitate legală. Experiența vastă în lucrul cu sute de companii de diferite dimensiuni și domenii de activitate a demonstrat că principalele argumente în favoarea externalizării SSM țin de eficiența costurilor, calitatea expertizei și concentrarea managementului pe activitatea de bază (core business).

• Reducerea costurilor operaționale
  • Prin externalizarea SSM, angajatorul elimină costurile salariale complete (salariu, contribuții, bonificații) asociate unui post intern de specialist SSM.
  • Se elimină costurile cu formarea inițială și periodică a personalului intern, costurile cu achiziția de software de specialitate sau accesul la baze de date legislative.
  • Costul unui abonament lunar la o firmă SSM este de cele mai multe ori semnificativ mai mic decât costul total al deținerii unui angajat dedicat.
    
• Eliminarea riscurilor neconformității
  • Riscul cel mai mare este de a avea un specialist intern care nu este la curent cu ultimele modificări legislative (care în domeniul SSM sunt frecvente) sau care nu are experiență pe riscurile specifice activității.
  • O firmă SSM de reputație își asumă responsabilitatea de a menține documentația SSM în perfectă stare de conformitate, reducând la minimum riscul de amenzi ITM (care pot ajunge la zeci de mii de lei) și, mai ales, riscul penal în caz de accident grav.
    
• Acces permanent la specialiști actualizați
  • În loc să aibă un singur angajat, angajatorul externalizat are acces la o întreagă echipă de specialiști SSM cu grade diferite de expertiză (Nivel Superior, evaluatori de risc, auditori) și experiență pe diverse domenii de activitate, de la construcții și producție, la retail și IT.
  • Această expertiză colectivă asigură că orice problemă de securitate și sănătate în muncă primește cea mai bună soluție tehnică și legală.
    
• Simplificarea activităților administrative
  • Managementul se eliberează de sarcina supravegherii și gestionării activităților de prevenire și protecție.
  • Firma externă se ocupă de planificarea instruirilor SSM, de monitorizarea scadențelor pentru evaluarea riscurilor și de actualizarea automată a documentației SSM, permițând echipei de management să se concentreze pe obiectivele de business.
    

Ce riscuri sau limitări există când externalizezi serviciile SSM?

Deși externalizarea serviciilor SSM oferă avantaje majore, ca orice model de outsourcing, prezintă și anumite limitări sau riscuri care trebuie gestionate proactiv de către angajator. Delegarea sarcinilor operaționale către serviciul extern nu echivalează cu transferul răspunderii finale – un aspect crucial care nu trebuie uitat. Răspunderea legală finală în fața legii (ITM, Parchet) rămâne, în ultimă instanță, a angajatorului. De aceea, este vital ca angajatorul să mențină o supraveghere activă și să aleagă un partener de încredere, cu o reputație solidă.

• Lipsa controlului direct asupra activității zilnice
  • Spre deosebire de un specialist intern care este prezent fizic zi de zi, Serviciul Extern de Prevenire și Protecție oferă vizite periodice (săptămânale, lunare sau trimestriale, conform contractului și riscului), iar comunicarea se face adesea de la distanță.
  • Angajatorul trebuie să desemneze o persoană de legătură internă care să asigure transferul rapid de informații (angajări/plecări, modificări de echipamente, incidente minore).
    
• Posibile întârzieri în actualizarea documentelor
  • Dacă fluxul de informații de la angajator către firma SSM nu este eficient, pot apărea întârzieri în actualizarea fișelor de instruire SSM sau a evaluării riscurilor în cazul unor schimbări rapide în procesele de muncă.
  • Un contract SSM bine structurat trebuie să prevadă timpi de răspuns clari din partea firmei SSM.
    
• Necesitatea unui audit intern constant
  • Deși plătește pentru expertiză, angajatorul nu poate fi pasiv. Este recomandat ca, periodic, să efectueze un mini-audit intern sau să verifice eșantioane din documentația SSM livrată.
  • Această verificare ajută la menținerea calității serviciului și la asigurarea că firma SSM cunoaște și aplică rigorile specifice domeniului de activitate al clientului.
    

Ce trebuie să conțină un contract de externalizare servicii SSM?

Un contract de externalizare servicii SSM nu este un simplu acord comercial, ci un document tehnic și juridic complex, care definește în detaliu transferul de responsabilitate operațională și limitează riscurile ambelor părți. O neînțelegere sau o omisiune în contract poate duce la lacune în documentația SSM sau, mai grav, la ambiguitate în caz de control ITM sau accident de muncă. Contractul trebuie să prevadă în mod expres activitățile de prevenire și protecție care urmează a fi desfășurate, modul de colaborare cu lucrătorii desemnați și cu serviciul intern (dacă există) și termenele de raportare. Prin urmare, clauzele contractuale trebuie să fie clare, precise și să facă referire directă la obligațiile prevăzute în Legea 319/2006 și HG 1425/2006.

• Clauze privind evaluarea riscurilor și frecvența instruirilor
  • Contractul trebuie să specifice exact frecvența revizuirii evaluării riscurilor (cel puțin o dată pe an sau la schimbări majore), precum și metodologia folosită.
  • Trebuie definit calendarul și metodologia de instruire SSM – cine asigură materialele, cine le predă (angajatorul sau firma SSM), cum se face înregistrarea (Fișele de Instruire SSM).
  • Trebuie să fie stipulat clar ce include abonamentul: numărul de vizite lunare/trimestriale, orele de consultanță și suport la control ITM.
    
• Răspunderea juridică în caz de neconformitate
  • Deși, așa cum am menționat, angajatorul poartă răspunderea finală, contractul trebuie să stipuleze clauze de diligență și garanție.
  • Trebuie prevăzută o clauză care să clarifice răspunderea firmei SSM în cazul în care neconformitatea este o consecință directă a unui serviciu prestat defectuos sau a unei omisiuni clare din partea consultantului (de exemplu, omiterea unei proceduri obligatorii sau neactualizarea unei instrucțiuni proprii la timp).
    
• Documentele livrabile și termenele de predare
  • Contractul trebuie să conțină o anexă cu lista completă a documentației SSM inițiale care va fi predată (Raportul de Evaluare a Riscurilor, Planul de Prevenire și Protecție, Instrucțiunile Proprii, Deciziile interne).
  • Trebuie stabilite termene clare pentru actualizarea documentației SSM în urma schimbărilor (de exemplu, 5 zile lucrătoare de la primirea notificării privind o nouă angajare).
    

Cum alegi o firmă SSM potrivită pentru externalizare?

Alegerea unui Serviciu Extern de Prevenire și Protecție competent este cea mai importantă decizie pe care o face un angajator în procesul de externalizare SSM. O alegere proastă poate fi mai costisitoare decât lipsa totală de acțiune. Angajatorul trebuie să trateze această selecție ca pe un parteneriat strategic pe termen lung, nu ca pe o simplă achiziție de preț. Sfatul meu, bazat pe experiența de specialist SSM care a lucrat atât intern, cât și în outsourcing, este să nu vă uitați doar la prețul abonamentului, ci la calitatea expertizei și la istoricul de conformitate al firmei SSM.

• Autorizații și atestări valabile
  • Verificați obligatoriu dacă firma SSM deține Certificatul de Abilitare emis de către Inspecția Muncii, care atestă că firma are dreptul legal de a desfășura activități externe de prevenire și protecție.
  • Solicitați documente care atestă competența personalului (specialiști SSM Nivel Superior) și valabilitatea lor. O firmă SSM fără autorizare legală nu poate presta servicii care să fie considerate valabile la un control ITM.
    
• Experiență relevantă pe domeniul de activitate
  • O evaluare a riscurilor pentru o firmă de IT este fundamental diferită de cea pentru un șantier de construcții sau o fabrică de confecții.
  • Alegeți o firmă SSM care are deja clienți în același domeniu de activitate cu al dumneavoastră și care cunoaște în detaliu riscurile specifice (ex: lucrul la înălțime, riscuri biologice, riscuri ergonomice specifice muncii de birou).
    
• Portofoliu de clienți și cazuri similare
  • Solicitați referințe sau studii de caz care să demonstreze modul în care firma SSM a gestionat situații complexe, precum accidente de muncă sau controale ITM dificile.
  • Un portofoliu divers și solid este un indicator al capacității de a se adapta la cerințele variate ale pieței.
    
• Servicii incluse în abonament
  • Clarificați ce include exact abonamentul lunar: numărul de vizite, frecvența instruirilor SSM incluse, dacă asistarea la controlul ITM se taxează separat și dacă revizuirea anuală a evaluării riscurilor face parte din costul fix sau este un serviciu suplimentar.
  • Evitați ofertele cu un preț extrem de mic, care adesea maschează servicii incomplete sau documentație SSM generică, preluată prin copy-paste și neadaptată la realitatea locurilor de muncă.
    

Întrebări Frecvente (FAQ) despre externalizarea serviciilor SSM

Experiența de pe teren arată că angajatorii se confruntă constant cu aceleași dileme și incertitudini atunci când iau în considerare outsourcing-ul SSM. Iată patru dintre cele mai frecvente întrebări și răspunsurile bazate pe legislația românească și practica noastră de specialiști SSM.

Întrebarea 1: Este legal să externalizezi complet serviciile SSM?

• Da, conform Art. 14 lit. d) din HG 1425/2006, coroborat cu Art. 8 din Legea 319/2006, angajatorul are dreptul de a stabili, prin decizie internă, ca organizarea activităților de prevenire și protecție să fie realizată de un serviciu extern de prevenire și protecție.
  
• Firma trebuie să fie un serviciu extern de prevenire și protecție autorizat de Ministerul Muncii/ITM, iar personalul care prestează serviciile trebuie să fie specialist SSM competent și autorizat (Nivel mediu sau superior).
  
• Contractul de externalizare SSM trebuie să prevadă clar obligațiile pe care le preia firma SSM, precum și termenele de livrare a documentației SSM și a rapoartelor.
  

Întrebarea 2: Cine răspunde în cazul unui control ITM sau a unui accident de muncă?

• Răspunderea penală și contravențională finală rămâne la angajator (persoană juridică și/sau managerul/administratorul companiei), conform Legii 319/2006. Angajatorul nu poate transfera această responsabilitate integrală.
  
• Firma SSM răspunde pentru calitatea serviciului prestat. Dacă o deficiență tehnică (ex: lipsa evaluării riscurilor sau neactualizarea unei instrucțiuni proprii) este cauza directă a unei amenzi ITM sau a unui accident, angajatorul poate invoca răspunderea contractuală a Serviciului Extern de Prevenire și Protecție.
  
• Este recomandată menținerea unei documentații SSM complete și actualizate (verificări, procese-verbale de predare-primire) pentru a demonstra diligența angajatorului și conformitatea cu procedurile de prevenire și protecție.
  

Întrebarea 3: Cât costă serviciile SSM externalizate?

• Costul variază în funcție de numărul de angajați, domeniul de activitate (gradul de risc), numărul de locații și frecvența vizitelor. Pentru IMM-uri cu risc mic și mediu, costul unui abonament se încadrează, în general, între 100 și 1000 de lei pe lună. De exemplu, compania noastră, ssm-rapid, oferă servicii SSM în Pitești la tarife ce pleacă de la 100 lei/lună pentru 1-5 angajați și continuând cu pachetul Business cu prețuri ce pleacă de la 200 Ron pentru un număr de 6-20 de angajați. Pentru companii cu un număr mai mare de 20 de angajați, oferim servicii customizate pentru nevoia exactă a clienților noștri.
• Pachetele de externalizare SSM pot include, pe lângă întocmirea și actualizarea documentației SSM, și instruirile SSM, revizuirea evaluării riscurilor și chiar audituri interne de securitate și sănătate în muncă.
  
• Tarifele se stabilesc prin abonament lunar (cel mai frecvent) sau printr-un pachet personalizat de servicii, negociat în funcție de specificul organizației.
  

Întrebarea 4: Ce riscuri am dacă aleg o firmă neautorizată?

• Risc major de amenzi ITM: documentația întocmită de o entitate neautorizată (o firmă care nu este Serviciu Extern de Prevenire și Protecție autorizat) poate fi considerată nulă de către inspectorii de muncă, rezultând amenzi de la 5.000 la 10.000 lei (sau mai mari, în funcție de gravitatea neconformității).
  
• Documentația SSM (ex: Evaluarea Riscurilor) poate fi incompletă, generică și neadaptată, ceea ce nu protejează angajații și nu asigură conformitatea reală.
  
• În cazul unui accident de muncă, angajatorul va răspunde penal și contravențional, neputând demonstra că a îndeplinit obligația de a organiza servicii de prevenire și protecție în condițiile legii, deoarece a apelat la o firmă SSM neautorizată.